Briefing zum HinSchG

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Endlich ist es soweit! Nachdem die ersten Versuche zur Verabschiedung des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes („HinSchG“) leider gescheitert sind, hat das Gesetzgebungsverfahren nun endlich seinen Lauf genommen. Seit dem 2. Juli 2023 ist das Gesetz in Kraft getreten und bringt frischen Wind in die Unternehmenslandschaft.

 

 

Mit diesem neuen Gesetz werden klare Anforderungen an Unternehmen mit Sitz in Deutschland gestellt: Sie müssen ein betriebliches Hinweisgebersystem einrichten. Das bedeutet, dass sie einen internen Meldekanal implementieren müssen, um Meldungen entgegenzunehmen und entsprechend zu bearbeiten. Auch Folgemaßnahmen sind vorgesehen, um sicherzustellen, dass gemeldete Verstöße angemessen behandelt werden.

 

 

Gliederung:

 

- Betroffene Unternehmen

 

- Hinweisgeber

 

- Gegenstand der Meldung

 

- Interne Meldestelle

 

- Verantwortlichkeitkeit

 

- Informationen zur Meldestelle

 

- Vetraulichkeit und Datenschutz

 

- Fristenvorgaben

 

- Berarbeitung der Meldung

 

- Disziplinarmaßnahmen

 

- Beteiligung des Betriebrats

 

- Akzeptanz der Meldestelle

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Betroffene Unternehmen

 

 

Doch welche Unternehmen sind von dieser Regelung betroffen? Grundsätzlich gilt die Pflicht für alle Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von 50. Kleine und mittlere Unternehmen haben jedoch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, ihren Meldekanal einzurichten, sofern sie zwischen 50 und 249 Mitarbeiter beschäftigen. Die genaue Anzahl der Mitarbeiter wird dabei unter Berücksichtigung des aktuellen Personalbestands sowie dessen zukünftiger Entwicklung ermittelt - letztendlich zählt jedoch nur die tatsächliche Zahl der Mitarbeiter

 

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Hinweisgeber

 

 

Und wer kann eigentlich als Hinweisgeber auftreten? Hier sind vor allem die Mitarbeiter des Unternehmens gefragt. Doch auch Arbeitnehmer in atypischen Arbeitsverhältnissen, Auszubildende und wirtschaftlich abhängige Selbstständige, sog. Quasi-Arbeitnehmer, können als Hinweisgeber fungieren. Das Gesetz sieht keine gesetzliche Verpflichtung vor, Meldungen von Dritten zu verfolgen. Dennoch ist es allgemein anerkannt, dass die Geschäftsführer eines Unternehmens aufgrund ihrer Sorgfaltspflichten allen begründeten Meldungen über wesentliche Verstöße nachgehen müssen.

 

 

Darüber hinaus besteht die gesetzliche Verpflichtung, dass Unternehmen mit 3.000 (Januar 2024: 1.000) Mitarbeitern in ihrer Lieferkette eine betriebliche Sorgfaltspflicht einhalten müssen. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, sollten sie einen Meldemechanismus einrichten, der auch für externe Parteien wie Lieferanten zugänglich ist. Vieleicht wäre sinnvoll, das interne Meldesystem für alle Personen zu öffnen, die mögliche Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit wahrnehmen könnten. Denn wer könnte besser dazu beitragen, unsere Unternehmensintegrität zu schützen als ehemalige Mitarbeiter, Bewerber, Kollegen oder Angehörige von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten?

 

 

Gegenstand der Meldung

 

 

Was genau soll gemeldet werden? Der Geltungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist zwar begrenzt, aber es sollte in Erwägung gezogen werden, ihn um Hinweise auf weitere Verstöße und schwerwiegendes Fehlverhalten zu erweitern. Vielleicht sollten Unternehmen auch eine De-minimis-Regel in Betracht ziehen?

 

 

Der Meldemechanismus sollte Berichte über folgende Verstöße umfassen:

 

Verstöße, die strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen;

Verstöße, die mit Geldbußen belegt werden können, insbesondere wenn sie darauf abzielen, die körperliche Unversehrtheit und Gesundheit von Personen oder die Rechte der Arbeitnehmer und ihrer Vertretungsorgane zu schützen;

sonstige Verstöße gegen bestimmte europäische oder deutsche Gesetze;

Verstöße gegen das Vergaberecht, die Finanzdienstleistungsaufsicht und bestimmte Steuervorschriften oder der Versuch, diese zu umgehen;

Verstöße gegen das Gesetz über digitale Märkte;

Äußerungen von Beamten, die als Verstoß gegen ihre Verfassungstreue angesehen werden können.

 

 

Interne Meldestelle

 

 

Die internen Wege, über die gemeldet werden kann, müssen sowohl schriftliche als auch mündliche Meldungen ermöglichen. Dies könnte beispielsweise über eine Telefon-Hotline, eine Online-Plattform im Internet/Intranet, E-Mails oder den Postweg erfolgen. Wenn der Hinweisgeber dies wünscht, muss der Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist ein persönliches Gespräch vereinbaren.

 

 

Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Verpflichtung dazu, dass interne Meldekanäle anonyme Berichte entgegennehmen müssen. Diese Möglichkeit wird lediglich empfohlen („soll anonyme Berichte verarbeiten“). Das Angebot anonymer Meldungen kann Whistleblower dazu ermutigen, sensible Angelegenheiten über die internen Kanäle zu melden und nicht direkt an Behörden weiterzuleiten. Zudem stärkt es das Vertrauen in das Whistleblower-System insgesamt.

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Verantwortlichkeit

 

 

Eine unabhängige Person oder Abteilung sollte für den Betrieb des Meldesystems - Empfang der Meldungen sowie Kommunikation und Durchführung von Folgemaßnahmen - benannt werden. Alternativ kann auch ein externer Dritter wie ein Anbieter einer externen Meldeplattform oder externer Rechtsanwalt bzw. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit dem Betrieb des Meldekanals beauftragt werden.

 

 

Die einzelnen Schritte des Verfahrens können entweder von derselben Person/Abteilung durchgeführt werden oder es können verschiedene Personen/Abteilungen dafür benannt werden. In jedem Fall sollten Interessenkonflikte im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Meldungen vermieden werden.

  

 

Informationen zur Meldestelle

 

 

Der Arbeitgeber sollte klare und leicht zugängliche Informationen zur Nutzung des internen Meldesystems bereitstellen. Darüber hinaus sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Mitarbeiter über das Verfahren zur externen Meldung an die zuständigen Behörden zu informieren.

  

 

Eine Möglichkeit hierfür wäre die Veröffentlichung dieser Informationen auf der Unternehmenswebsite sowie deren Aushang an einem gut sichtbaren Ort, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Zudem könnten diese Themen in Schulungen behandelt werden. Um eine effektive Kommunikation sicherzustellen, kann es hilfreich sein, eine Richtlinie zum Whistleblowing zu erstellen, die wichtige Informationen zum internen Meldesystem beinhaltet

 

 

​Vertraulichkeit und Datenschutz

 

 

Die Identität des Informanten und aller in der Meldung erwähnten Personen müssen vertraulich behandelt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen man direkt oder indirekt Rückschlüsse auf die Identität des Informanten ziehen könnte. Arbeitgeber sollten klare und strenge Genehmigungen basierend auf dem Prinzip "nur das Nötigste wissen" -„Need-to-know“-Prinzip - festlegen.

 

 

Die Identität des Informanten darf nur dann preisgegeben werden, wenn dies von einer nationalen Behörde vorgeschrieben ist oder gesetzlich erforderlich ist (z.B. bei strafrechtlichen oder verwaltungsrechtlichen Verfahren). Darüber hinaus genießt derjenige, der absichtlich böswillige Meldungen macht, keinen Schutz seiner eigenen Identität.

 

 

Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr relevant sind. Wenn personenbezogene Daten offensichtlich nicht relevant für die Bearbeitung einer bestimmten Meldung sind, dürfen sie weder erhoben noch im Falle einer versehentlichen Erhebung sofort gelöscht werden. Es sollte ein effektives System implementiert sein, um sicherzustellen dass personenbezogene Daten wirklich gelöscht werden können.

 

 

Fristvorgaben

 

 

Dem Hinweisgeber muss innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Empfang seiner Meldung zugesandt werden. Der Hinweisgeber muss innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Eingang seiner Meldung bzw. Empfangsbestätigung spätestens jedoch drei Monate später Feedback über den weiteren Verlauf erhalten.

 

 

Arbeitgeber sollten genügend Ressourcen (personell/technisch) zur Verfügung stellen, um Fristen einzuhalten und sicherzustellen dass ihr Prozess für das effektive Einhalten von Fristen funktioniert.

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Bearbeitung der Meldung

 

 

Innerhalb einer Woche wird eine Bestätigung des Empfangs versendet.

Es wird überprüft, ob die Meldung unter den Anwendungsbereich des HinSchG fällt.

Es besteht weiterhin Kontakt mit dem Whistleblower.

Die Gültigkeit des Berichts wird untersucht.

Falls nötig, werden zusätzliche Informationen vom Hinweisgeber eingeholt.

Maßnahmen werden ergriffen.

Eine Rückmeldung erfolgt innerhalb von drei Monaten.

Die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Vertraulichkeitsanforderungen ist gewährleistet.

 

 

Disziplinarmaßnahmen

 

 

Es ist untersagt, jegliche Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower zu ergreifen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Whistleblowern eine Immunität für ihr eigenes Fehlverhalten gewährt wird. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, Disziplinarmaßnahmen gegen Whistleblower einzuleiten.

 

 

Im besten Fall sollten diejenigen, die über Disziplinarmaßnahmen entscheiden, keine Kenntnis über die Identität des Hinweisgebers haben und dies entsprechend dokumentieren. Falls doch bekannt ist, wer der Hinweisgeber ist, sollten die Gründe für eventuelle Disziplinarmaßnahmen sorgfältig festgehalten werden.

 

 

​Beteiligung des Betriebsrats

 

 

Bei der Einführung eines elektronischen Systems ist es oft erforderlich, die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Es wird generell empfohlen, den Betriebsrat einzubeziehen, falls einer vorhanden ist. Dadurch kann auch die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern gesteigert werden.

 

 

Akzeptanz der Meldestelle

 

 

Stellen Sie sich vor, wie attraktiv eine Meldestelle sein könnte! Ein Ort, an dem Hinweisgeber Vertrauen haben und sich sicher fühlen. Wie erreichen Sie das?

 

 

Indem Sie einen ständig erreichbaren Meldekanal schaffen und die Verantwortlichen in Schulungen auf den Umgang mit Meldungen und der Kommunikation mit Hinweisgebern vorbereiten.

 

 

Sie definieren klare Prozesse mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und Mindestanforderungen für jeden Schritt. Damit schaffen Sie Transparenz und Sicherheit für alle Beteiligten.

 

 

Zusätzlich veröffentlichen Sie leicht zugängliche Informationen zum internen Meldeverfahren, damit jeder Mitarbeiter genau weiß, wie er vorgehen kann.

 

 

Das Management engagiert sich voll und ganz für das Berichtssystem! Mit Ihrer Unterstützung wird es zu einem lebendigen Ort voller Energie. Denn Sie wissen, wie wichtig es ist, dass Mitarbeiter ihre Anliegen ernst genommen fühlen.